18 Uhr. Werkstatt zu. Büro läuft weiter.
So könnte deine Steuerung aussehen — Angebote, Rechnungen, Mahnungen, dein Team, alles an einem Ort. Gleiches Prinzip, jedes Gewerk anders zugeschnitten.
Zeig mir's für:offen
fällig
Termin
Angebot für Fassade Musterstraße 12 ist raus — 340 € Material, 6 Std. Arbeitszeit.
Rechnung Fassade Musterstraße 12, 1.180 € — bereit zum Versand
wartet auf deine FreigabeFreigebenWas dein KI-Betriebssystem dir abends abnimmt
Du sprichst rein, was du brauchst. Fertig liegt's im Ablagesystem, revisionssicher — und einen eigenen Namen gibst du ihm selbst, ganz wie du willst.
Wer arbeitet, kann was
Jeder Mitarbeiter mit Qualifikation und Stundensatz hinterlegt — für Angebote, die von selbst richtig rechnen.
Läuft im Hintergrund mit — genauso als feste Belegschaft geführt, nur ohne Lohnsteuer und Arbeitskleidung.
Wer entscheidet was
Der Azubi darf am ersten Tag Werkzeug anreichen. Die Kasse führt er nicht. Genauso hält's die KI in deinem Büro — Aufgaben ja, Tresorschlüssel nein.
Macht die KI allein
Angebote & Rechnungen entwerfen (nicht verschicken), Diktate verschriftlichen, GoBD-Ablage sortieren, Recherche, Terminvorschläge.
Braucht dein Okay
Rechnung oder Mail geht tatsächlich raus, Angebot landet beim Kunden, Social-Media-Post wird veröffentlicht. Ein Klick, dann erst.
Nie automatisch
Geld überweisen, Daten löschen, Verträge oder Rechtliches final entscheiden. Bleibt für immer bei dir.
Mehrere Leute am selben Server — dann braucht's einen, der den Hut aufhat. Am Einrichtungstag legen wir das fest: du oder deine Bürokraft, ein Name, schriftlich. Nicht "jeder darf alles einstellen" — sonst ändert der Azubi montags die Vorlage, und dienstags wunderst du dich, warum das Angebot komisch aussieht.
Fester Ansprechpartner ab Tag 1 — legt fest, was Grün, Gelb und Rot für deinen Betrieb bedeutet. Der Rest der Mannschaft arbeitet mit, eingestellt wird nur an einer Stelle.
Neues ausprobieren nicht auf eigene Faust — die KI läuft im Grün-Bereich in ihrem festen Rahmen. Fällt dir was Neues ein, eine zusätzliche Vorlage, ein weiterer Automatismus: kurzer Anruf oder Mail, wir sagen vorher was es kostet, dann bauen wir das ein. Kein Rumprobieren, das dir hinterher eine Rechnung beschert, mit der keiner gerechnet hat. Die Spanne weiter unten (3–10 bis 20–40 €/Monat, ab Jahr 2 — Jahr 1 ist im Komfort-/Sorglos-Preis schon drin) gilt für den eingerichteten Rahmen und schwankt mit deinem Arbeitsaufkommen, nicht mit Experimenten. So behalten wir die Kostenkontrolle für dich, nicht gegen dich.
So kommt's bei dir rein
Nicht alles auf einmal. Erst entlasten, dann ausbauen.
PC einrichten, Büro entlasten
Ein Rechner auf Linux umgestellt. Angebote diktieren, E-Rechnung, Mahnungen, GoBD-Archiv.
Woche 1Werkstatt dazu
Material, Preise, Fuhrpark, Werkzeug-Inventar — sobald das Büro rund läuft.
späterTeam einbinden
Kollegen bekommen Zugriff auf das, was sie brauchen — nicht mehr, nicht weniger.
späterDer ganze Pflicht-Kram — abgehakt
DSGVO, E-Rechnung, GoBD, AI Act. Dafür ist es da, nicht dagegen.
DSGVO
Namen und Personal-Nr. werden vor der Verarbeitung anonymisiert — nie im Klartext. Die anonymisierte Anfrage selbst geht raus, an Claude (Anthropic, USA).
Zuordnungstabelle bleibt nur auf deinem eigenen Rechner. Kein deutsches oder europäisches Modell liefert aktuell das Diktat- und Textniveau — deshalb Claude, USA. Ehrlich gesagt statt schöngeredet: Die Anfrage verlässt den Rechner, der Klartext-Name nie.
E-Rechnungspflicht
Empfang und Versand im Pflichtformat (XRechnung/ZUGFeRD) ab Tag 1 — ohne dass du wissen musst, was das ist.
GoBD
Jede Rechnung landet automatisch 10 Jahre revisionssicher im Archiv. Steuerberater fragt, zwei Klicks.
EU AI Act
Transparenzpflicht erfüllt: du siehst und entscheidest immer, bevor etwas rausgeht — kein Autopilot ohne dich (siehe Ampel-System "Wer entscheidet was" oben).
NIS2 betrifft nur bestimmte Branchen und Betriebsgrößen — für die meisten Handwerks- und Pflegebetriebe keine Pflicht, aber im Blick behalten.
Ein PC als Server reicht
Läuft bei dir im Büro, dein ganzer Betrieb kommt ran — vom Handy auf der Baustelle genauso wie vom Schreibtisch-PC.